Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Anwendungsbereich und Rollen

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) gilt, soweit Sie RooQuiz nutzen, um personenbezogene Daten Ihrer Teilnehmer zu erheben. Er ist Bestandteil der RooQuiz-Nutzungsbedingungen und wird durch Verweis in diese einbezogen. Mit der Nutzung des Dienstes zur Erhebung von Antworten akzeptieren Sie diesen AVV; für sein Wirksamwerden ist keine Unterschrift erforderlich.

Wie in unserer Datenschutzerklärung dargelegt, richtet sich unsere Rolle nach der Art der Daten. Für Ihre Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten und Nutzungsdaten) sind wir der Verantwortliche. Für Quiz-Antworten und Leads — also die Antworten, Kontaktdaten und sonstigen Informationen, die Ihre Teilnehmer über die von Ihnen erstellten Quizze übermitteln — sind Sie der Verantwortliche und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter. Dieser AVV regelt die zweite Kategorie.

Auftragsverarbeiter im Sinne dieses AVV ist JINJUN SHAO, tätig unter der Bezeichnung RooQuiz. Kontakt: contact@rooquiz.com.

Steht dieser AVV im Widerspruch zu den Nutzungsbedingungen oder der Datenschutzerklärung, geht er hinsichtlich der in Ihrem Auftrag durchgeführten Verarbeitung vor.

2. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung

Die nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Angaben lauten wie folgt:

• Gegenstand: Bereitstellung der RooQuiz-Plattform für Quizze und Assessments, einschließlich Erhebung, Auswertung, Speicherung, Analyse und Bereitstellung von Quiz-Antworten und der daraus gewonnenen Leads.
• Dauer: für die Dauer Ihres aktiven Kontos zuzüglich der in Abschnitt 9 genannten Aufbewahrungsfristen.
• Art und Zweck: Hosten, Speichern, Auswerten und Anzeigen von Antworten; Erzeugen von Ergebnisseiten und Berichten; Erfassen und Organisieren von Leads; Versand von Ergebnis- und Benachrichtigungs-E-Mails gemäß Ihrer Konfiguration; sowie Übermittlung von Daten an die von Ihnen verbundenen Ziele.
• Arten personenbezogener Daten und Kategorien betroffener Personen: siehe Anlage A.

3. Unsere Pflichten als Auftragsverarbeiter

Wir werden:

• personenbezogene Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierten Weisungen hin verarbeiten, einschließlich der Weisungen, die Sie durch Ihre Konfiguration des Dienstes erteilen (Ihre Fragen, Bewertung, Berichtseinstellungen, Konnektoren und E-Mail-Einstellungen), sofern nicht das anwendbare Recht etwas anderes verlangt — in diesem Fall informieren wir Sie vor der Verarbeitung, es sei denn, dieses Recht verbietet eine solche Mitteilung;
• sicherstellen, dass die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• die in Anlage B beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen umsetzen;
• Sie unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei der Erfüllung Ihrer Pflicht zur Beantwortung von Anträgen betroffener Personen unterstützen (siehe Abschnitt 6);
• Sie unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung Ihrer Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO unterstützen;
• die Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind (siehe Abschnitt 8);
• personenbezogene Daten nach Beendigung des Dienstes nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben, wie in Abschnitt 9 beschrieben.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen die personenbezogenen Daten Ihrer Teilnehmer nicht für eigene Zwecke — weder für Werbung noch für Profiling oder das Training von KI-Modellen.

4. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen uns die allgemeine schriftliche Genehmigung, die in Anlage C aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Wir bleiben Ihnen gegenüber für die Erfüllung der Pflichten jedes Unterauftragsverarbeiters in vollem Umfang verantwortlich.

Jeder Unterauftragsverarbeiter wird auf Grundlage eines schriftlichen Vertrags eingesetzt, der Datenschutzpflichten auferlegt, die denen dieses AVV mindestens gleichwertig sind.

Wir aktualisieren die Liste in Anlage C, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen; das Datum „Zuletzt aktualisiert“ am Seitenanfang ändert sich entsprechend. Wenn Sie einem neuen Unterauftragsverarbeiter aus berechtigten Datenschutzgründen widersprechen, teilen Sie uns dies innerhalb von 30 Tagen unter contact@rooquiz.com mit; können wir keine zumutbare Alternative anbieten, dürfen Sie den betroffenen Teil des Dienstes kündigen und erhalten bereits im Voraus gezahlte, nicht genutzte Entgelte zurück.

Ziele, die Sie selbst verbinden — Slack, Zapier, Kit, Webhooks, Ihr eigener SMTP-Server sowie jeder über MCP angebundene KI-Client — sind keine Unterauftragsverarbeiter von uns. Wenn Sie eine solche Verbindung aktivieren, weisen Sie uns an, Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten zu übermitteln; dieser Anbieter verarbeitet sie im Rahmen Ihrer Beziehung zu ihm.

5. Internationale Datenübermittlungen

Die primäre Datenbank mit Quiz-Antworten und Leads wird in den Vereinigten Staaten gehostet (AWS us-west-2, Oregon). Anwendungsschicht, Objektspeicher und Caching laufen im globalen Netzwerk von Cloudflare.

Personenbezogene Daten, die unter diesem AVV verarbeitet werden, werden daher außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt; zudem sind mehrere der in Anlage C genannten Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR ansässig oder betreiben globale Infrastruktur. Soweit wir personenbezogene Daten von Personen im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz übermitteln, ist die Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (gegebenenfalls nebst dem UK International Data Transfer Addendum) oder durch einen anderen nach Kapitel V DSGVO anerkannten Übermittlungsmechanismus abgesichert. Eine Kopie der von uns herangezogenen Klauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Die KI-Funktionen — Quiz-Erstellung und Berichtsanalyse — laufen auf Cloudflare Workers AI mit von Cloudflare gehosteten Modellen. Ihre Inhalte werden hierfür nicht an OpenAI, Anthropic, Google oder einen anderen externen KI-Anbieter gesendet und nicht zum Training von Modellen Dritter verwendet.

6. Anträge betroffener Personen

Für die Beantwortung von Anträgen Ihrer Teilnehmer auf Ausübung ihrer Rechte sind Sie verantwortlich. Der Dienst gibt Ihnen unmittelbaren Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten: Sie können Antworten, Teilnehmer und Leads jederzeit in Ihrem Konto einsehen, bearbeiten, exportieren und löschen, was einen Antrag in der Regel ohne unser Zutun erfüllt.

Wendet sich ein Teilnehmer wegen Daten, für die Sie verantwortlich sind, unmittelbar an uns, antworten wir nicht in Ihrem Namen. Wir verweisen ihn an Sie und leiten den Antrag, soweit wir Sie als Verantwortlichen identifizieren können, unverzüglich an Sie weiter. Benötigen Sie Unterstützung, die die Funktionen des Produkts nicht leisten können, wenden Sie sich an contact@rooquiz.com; wir helfen Ihnen dann weiter.

7. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wir benachrichtigen Sie unverzüglich, nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die in Ihrem Auftrag verarbeitete Daten betrifft, und jedenfalls so rechtzeitig, dass Sie Ihre eigenen Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO erfüllen können.

Die Benachrichtigung beschreibt die Art der Verletzung, soweit bekannt die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen sowie eine Anlaufstelle für weitere Informationen. Liegt noch kein vollständiges Bild vor, stellen wir die Informationen schrittweise bereit, sobald sie verfügbar sind.

8. Überprüfungen und Informationen

Auf schriftliche Anfrage und höchstens einmal innerhalb von zwölf Monaten — sofern nicht eine Aufsichtsbehörde etwas anderes verlangt oder eine Verletzung eingetreten ist — stellen wir die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV vernünftigerweise erforderlich sind, einschließlich einer Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Reichen diese Informationen für Ihre Zwecke nicht aus, wirken wir nach Treu und Glauben an einer weitergehenden Überprüfung durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten unabhängigen Prüfer mit, vorbehaltlich angemessener Vorankündigung, Vertraulichkeitspflichten und Vorkehrungen, die die Sicherheit und den Datenschutz unserer übrigen Kunden nicht beeinträchtigen.

9. Löschung und Rückgabe

Sie können Antworten, Teilnehmer und Leads jederzeit in Ihrem Konto löschen und im Rahmen der Exportgrenzen Ihres Tarifs im CSV-Format exportieren.

Nach Kündigung oder Ablauf Ihres Kontos löschen wir die in Ihrem Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten innerhalb von 90 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Backups werden im Rahmen ihres regulären Rotationszyklus bereinigt. Benötigen Sie einen abschließenden Export, fordern Sie ihn vor Schließung Ihres Kontos an.

Auf Ihren vor der Löschung gestellten Wunsch stellen wir Ihnen die Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung.

10. Ihre Pflichten als Verantwortlicher

Sie sind für die Rechtmäßigkeit der Daten verantwortlich, die Sie über RooQuiz erheben. Insbesondere müssen Sie:

• über eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO für die Erhebung und Nutzung von Teilnehmerdaten sowie über eine tragfähige Grundlage für jede anschließende Marketingmaßnahme verfügen;
• Ihren Teilnehmern die nach Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen bereitstellen — wer Sie sind, was Sie mit ihren Antworten tun und wie sie Sie erreichen;
• eine Einwilligung einholen, soweit Sie sich auf eine Einwilligung stützen, einschließlich für Marketing-E-Mails an über ein Quiz gewonnene Leads, und diese dokumentieren;
• keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) — Gesundheits-, biometrische, politische, religiöse oder vergleichbare Daten — über Quizze erheben, es sei denn, Sie verfügen über eine geeignete Rechtsgrundlage und haben uns vorab informiert;
• den Dienst einschließlich Berichtszugang und Konnektoren so konfigurieren, dass dies mit Ihren Angaben gegenüber den Teilnehmern übereinstimmt.

RooQuiz erhebt dies standardmäßig für Sie: Überall dort, wo ein Teilnehmer seine E-Mail-Adresse angibt, um den Bericht zu sehen, fragt ein optionales – nie vorangekreuztes – Kontrollkästchen, ob er von Ihnen hören möchte. Es ist nichts zu aktivieren. Wer es nicht ankreuzt, kann den Bericht dennoch sehen, denn eine als Gegenleistung verlangte Einwilligung ist nicht wirksam. Der Einwilligungsstatus lässt sich bei Ihren Leads und Teilnehmern filtern und wird bei Exporten mit ausgegeben, sodass Sie nur die Zustimmenden anschreiben können. Der Widerruf erfolgt selbstständig, sofern ein Konto besteht: Teilnehmer können ihn jederzeit in ihrem persönlichen Bereich abschalten, und Ihre Listen und Exporte bilden das sofort ab – Sie müssen den Antrag nicht bearbeiten. Wer nur einen einzelnen Bericht geöffnet hat, besitzt kein Konto; bittet eine solche Person Sie um Beendigung, können Sie den Widerruf in der Lead-Detailansicht stellvertretend vornehmen. Eine Einwilligung können Sie nicht stellvertretend erteilen – das kann nur der Teilnehmer selbst, und genau das erhält den Beweiswert des Eintrags. Für den Versand und die Umsetzung jedes Sie direkt erreichenden Widerrufs bleiben Sie verantwortlich.

11. Unterzeichnete Fassungen

Dieser AVV wird ohne Unterschrift wirksam. Verlangt Ihr Compliance-Prozess eine gegengezeichnete Fassung oder eine Fassung auf Ihrem eigenen Papier, schreiben Sie an contact@rooquiz.com; wir richten das ein.

Anlage A — Einzelheiten der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

Personen, die von Ihnen veröffentlichte Quizze beantworten („Teilnehmer“), sowie Personen, deren Daten Sie selbst als Leads in RooQuiz erfassen.

Kategorien personenbezogener Daten

• Identitäts- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse und, sofern Ihr Quiz oder Ihre Lead-Einstellungen dies erheben, Telefonnummer.
• Antwortdaten: die zu Ihren Quizzen übermittelten Antworten einschließlich Freitextantworten, nebst Punktwerten, Dimensionsergebnissen und dem erzeugten Bericht.
• Lead-Management-Daten: Notizen, Kommentare, Tags, Zuweisung, Quelle und Status, die Sie zu einem Lead erfassen.
• Buchungsdaten: gewünschte Termine, Zeitzone und etwaige Nachrichten, die bei der Buchung eines Gesprächs über eine Ergebnisseite übermittelt werden.
• Technische Daten: IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel und Übermittlungs-Metadaten, die zum Betrieb und zur Absicherung des Dienstes erhoben werden.
• Alle weiteren personenbezogenen Daten, die Sie über Ihre Fragen oder benutzerdefinierte Teilnehmerfelder erheben.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Nicht vorgesehen. Da Sie die Quizze konfigurieren, entscheiden Sie, ob solche Daten erhoben werden; siehe Abschnitt 10.

Häufigkeit und Dauer

Fortlaufend, für die Dauer Ihrer Nutzung des Dienstes, vorbehaltlich der Aufbewahrungs- und Löschregelungen in Abschnitt 9.

Anlage B — Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir unterhalten dem Risiko angemessene Maßnahmen, darunter:

• Verschlüsselung während der Übertragung (TLS) für alle Verbindungen zur Plattform sowie Verschlüsselung im Ruhezustand für die primäre Datenbank und den Objektspeicher.
• Zugangsdaten für verbundene Ziele (etwa Slack- und Kit-Zugriffstoken) werden auf Anwendungsebene verschlüsselt gespeichert.
• Mandantentrennung: Jede Abfrage ist auf das Team beschränkt, dem die Daten gehören; dies wird in der Zugriffsschicht der Anwendung erzwungen und beruht nicht auf Konvention.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle innerhalb eines Teams (Inhaber, Administrator, Mitglied, Betrachter) mit Berechtigungsprüfungen auf Lese- und Schreibpfaden.
• Personenbezogene Daten, die über die MCP-Schnittstelle an KI-Clients zurückgegeben werden, werden maskiert, bevor sie unsere Systeme verlassen.
• Bot- und Missbrauchsschutz auf öffentlichen Quiz-Seiten (Cloudflare Turnstile) sowie Ratenbegrenzung an sensiblen Endpunkten.
• Ein Audit-Log administrativer Vorgänge, im Free-Tarif 90 Tage und im Pro-Tarif 365 Tage aufbewahrt.
• Zugriff auf Produktionssysteme beschränkt auf Personen, die ihn benötigen, geschützt durch Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Verwaltete, redundante Infrastruktur mit automatisierten Datenbank-Backups.
• Sicherheitspatches durch regelmäßige Aktualisierung von Abhängigkeiten und automatisierte Schwachstellenmeldungen.

Diese Maßnahmen entwickeln sich mit dem Dienst weiter. Wir können eine Maßnahme durch eine mindestens gleichwertige ersetzen.

Anlage C — Unterauftragsverarbeiter

Die folgenden Unterauftragsverarbeiter werden zur Erbringung des Dienstes eingesetzt. „Kontodaten“ sind Daten über Sie als RooQuiz-Kunde; „Dienstdaten“ sind die Antworten und Leads, die wir in Ihrem Auftrag verarbeiten.

Von Ihnen selbst verbundene Ziele sind oben nicht aufgeführt; siehe Abschnitt 4.

Fragen

Schreiben Sie an contact@rooquiz.com. Zum allgemeinen Umgang mit personenbezogenen Daten siehe die Datenschutzerklärung.

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